Um home office organizado é a alma do negócio

Por: Claudia Quinhões

Para trabalhar em casa é preciso ter um espaço organizado. A organização beneficiará a produtividade e proporcionará maior concentração nas tarefas executadas.

O home office também precisa ser confortável e contar com itens necessários para a execução das tarefas. Sejam elas o estudo ou o trabalho.

Esse espaço deverá permitir que se mantenha o foco naquilo que precisa ser feito. A bagunça não poderá chegar para atrapalhar.

Listarei algumas dicas para mantermos o estudo e o trabalho como prioridades no home office.
Qual local escolher?

É importante que o local seja arejado e que, além da iluminação artificial, tenha iluminação natural.
Caso esse espaço esteja dentro de outro ambiente da casa, tente delimitá-lo com um tapete, um papel de parede, um móvel de outra cor.

Isso ajudará a sua mente a entender que ali é um local de trabalho ou estudo.
E não deixe itens de outro ambiente no home office. Ex.: roupas penduradas na cadeira.

Vamos começar a organização!

Desapegue. Esvazie gavetas, prateleiras e mesa.

Objetos de recordação que poderão desviar a sua atenção deverão ser retirados do espaço. assim como documentos que não precisam mais estar arquivados (ver tabela de temporalidade).

Documentos que não precisam mais estar arquivados, deverão ser descartados.
Para documentos que necessitem ser arquivados, crie pastas.

Divida os documentos em categorias pessoal e de bens. Exemplo, na categoria pessoal poderá existir a subdivisão certidões, diplomas, certificados, plano de saúde, exames médicos, receitas médicas….na categoria bens, a subdivisão poderá ter escrituras, seguros, contas a pagar, contas pagas…

Tenha uma pasta exclusiva para contas a pagar.

Crie pastas para cada conta. Você poderá identifica-las por etiquetas, cores…. estabeleça um critério, não fuja dele e aprimore-o.

Ao final do mês e após o pagamento dessas contas, arquive-as em suas pastas identificadas.

Ao final do ano, esvazie as pastas colocando os comprovantes em sacos plásticos identificados e esses em caixas box também identificadas com o nome das contas que ali estão e o ano equivalente ou arquive somente o comprovante de nada consta anual enviado obrigatoriamente pelas empresas.

Exemplo de tabela de temporalidade empresarial:

A importância da mesa vazia e dos organizadores amigos

A mesa é o palco principal do home office. Nela deverão estar somente materiais necessários para a execução das tarefas. Ex.: notebook, carregador, material de escritório (lapiseira, canetas, borracha, clipes, marca textos, post it…).

Organizadores de gavetas, são de grande ajuda pois evitam que percamos tempo procurando por algo. Prateleiras servirão de apoio para armazenar caixas box, pastas, livros, cadernos e revistas setorizadas por suportes.

Dica importante!

Planejamento é essencial

Tenha um planner diário, semanal ou mensal para ser o seu guia. Determine prioridades, emergências, urgências.
A gestão do tempo é muito importante para a produtividade. Além disso, precisamos lembrar que talvez tenhamos que dividir esse espaço com outra pessoa da casa e o nosso tempo precisa ser calculado.

Usou, guardou

Ao final do dia de trabalho ou estudo organize tudo deixando a área pronta para o dia seguinte ou para a próxima pessoa a usá-la. Preze pela boa convivência sendo gentil e fazendo a sua parte.

Artigo de Claúdia Quinhões
A Sua Ordem Personal Organizers
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